問い合わせへの返信は、意外と時間がかかります。
「営業時間を教えてください」
「今日、予約できますか」
「この商品はまだありますか」
「料金はいくらですか」
内容だけ見れば短い返信で済みそうです。
でも実際には、失礼がないように書く、必要な情報を抜けなく入れる、長くなりすぎないようにする、言い方が冷たく見えないようにするなど、気をつけることがたくさんあります。
個人商店や小さな会社では、こうした問い合わせ対応を店主や少人数のスタッフが営業の合間に行っていることも多いです。
そこで使えるのが、ChatGPTなどのAIです。
AIに丸投げして自動返信するのではなく、返信文のたたき台を作ってもらい、最後に人が確認する。
この形にすると、返信の負担を減らしながら、相手に失礼のない文章を作りやすくなります。
この記事では、小さなお店の問い合わせ返信をAIで整える方法を紹介します。
問い合わせ返信が地味に重い理由
問い合わせ返信が大変なのは、文章量が多いからではありません。
短い文章でも、判断が必要だからです。
たとえば、次のようなことを毎回考える必要があります。
- まず何にお礼を言うか
- どこまで詳しく答えるか
- 予約や来店につなげる一言を入れるか
- 断る場合に角が立たないか
- 返信が機械的に見えないか
- スタッフによって言い方がばらつかないか
特に、忙しい時間帯や閉店後に返信する場合は、文章を考えるだけで負担になります。
その結果、次のようなことが起こりがちです。
- 返信が後回しになる
- 短すぎてそっけなく見える
- 必要な案内が抜ける
- スタッフごとに返信の雰囲気が変わる
- 同じような質問に毎回ゼロから答えている
問い合わせ対応は、お客様との最初の接点になることもあります。
だからこそ、早く、分かりやすく、感じよく返すことが大切です。
AIに任せるのは「返信の下書き」
小さなお店でAIを使う場合、最初から完全自動返信を目指す必要はありません。
おすすめは、AIに返信文の下書きを作ってもらうことです。
たとえば、AIには次のような作業を任せられます。
- 問い合わせ内容を整理する
- 返信に入れるべき情報を抜き出す
- 丁寧で自然な返信文にする
- 短い返信文と詳しい返信文を作り分ける
- 断りの文章をやわらかくする
- LINE向け、メール向け、Instagram DM向けに文体を変える
AIが作った文章をそのまま送るのではなく、最後に人が確認します。
このひと手間を残すことで、間違った案内や不自然な表現を防ぎやすくなります。
返信文をAIに作ってもらうときに渡す情報
AIに「返信文を作って」とだけ伝えると、一般的すぎる文章になることがあります。
小さなお店で使うなら、次の情報を渡すと実務で使いやすくなります。
1. お店の種類<br>2. 問い合わせ内容<br>3. 返信に必ず入れたい情報<br>4. 返信の媒体<br>5. 返信のトーン<br>6. 相手に取ってほしい行動
たとえば、次のような情報です。
- お店の種類: 町の美容室
- 問い合わせ内容: 今日の夕方に予約できるか
- 必ず入れたい情報: 17時30分なら空きがある、カットのみ対応可能
- 媒体: LINE
- トーン: 丁寧だが親しみやすい
- 行動: その時間でよければ返信してもらう
ここまで渡すと、AIはかなり具体的な返信文を作れます。
コピペで使えるプロンプト
以下をそのままコピーして使えます。
あなたは、個人商店や小規模事業者の問い合わせ対応を手伝う文章作成担当です。
次の情報をもとに、お客様へ送る返信文を作成してください。
目的は、失礼がなく、分かりやすく、必要な情報が抜けない返信文にすることです。
ただし、事実と違うこと、確定していないこと、効果や結果を保証する表現は入れないでください。
【お店・会社の種類】
○○
【問い合わせ内容】
○○
【返信に必ず入れたい情報】
○○
【返信してはいけない内容・まだ確定していない内容】
○○
【返信する媒体】
例: メール、LINE、Instagram DM、問い合わせフォームなど
【希望するトーン】
例: 丁寧、親しみやすい、簡潔、少し柔らかめなど
【相手に取ってほしい行動】
例: 希望時間を返信してほしい、来店前に電話してほしい、予約フォームを確認してほしいなど
次の形式で出力してください。
1. そのまま送れる返信文
2. 少し短めの返信文
3. 返信前に確認すべきこと
4. 誤解を招きやすい表現があれば、その修正案入力例
町の美容室を例にします。
【お店・会社の種類】
町の美容室
【問い合わせ内容】
今日の夕方にカットの予約ができるか知りたい
【返信に必ず入れたい情報】
本日は17時30分なら空きがある
カットのみ対応可能
カラーやパーマは別日相談になる
【返信してはいけない内容・まだ確定していない内容】
17時30分以外の時間はまだ確認中
料金の割引案内はしない
【返信する媒体】
LINE
【希望するトーン】
丁寧で親しみやすい
【相手に取ってほしい行動】
17時30分でよければ返信してほしい出力例
AIからは、次のような返信文が作れます。
お問い合わせありがとうございます。
本日ですと、17時30分からカットのみご案内可能です。
カラーやパーマをご希望の場合は、お時間の都合上、別日でご相談させてください。
17時30分でよろしければ、このままご返信ください。
確認後、予約をお取りします。少し短めにすると、次のようになります。
お問い合わせありがとうございます。
本日は17時30分から、カットのみご案内可能です。
そのお時間でよろしければ、このままご返信ください。このように、AIには複数の長さを出してもらうと便利です。
メールなら少し丁寧に、LINEなら短めに、Instagram DMならやわらかめにするなど、媒体に合わせて調整できます。
よく使う問い合わせ別の使い方
問い合わせ返信のプロンプトは、いろいろな業種で使えます。
たとえば、次のような場面です。
| 業種 | 問い合わせ例 | AIに作らせる返信 |
|---|---|---|
| 飲食店 | 今日、席は空いていますか | 空席状況、予約方法、来店時の注意 |
| 美容室 | 今日予約できますか | 空き時間、対応メニュー、返信依頼 |
| 小売店 | 商品の在庫はありますか | 在庫状況、取り置き可否、来店案内 |
| 整体院 | 初回はいくらですか | 料金、所要時間、予約方法 |
| 学習塾 | 体験授業はできますか | 対象学年、日程調整、持ち物 |
ポイントは、AIに「答えそのもの」を勝手に決めさせないことです。
空席状況、在庫、料金、予約可否などは、お店側で確認した情報を入力します。
AIには、その情報を分かりやすい文章に整えてもらいます。
実務で使うときの注意点
問い合わせ返信でAIを使うときは、次の点に注意してください。
- 料金、営業時間、在庫、予約可否は必ず人が確認する
- 断定できないことは「確認します」「ご相談ください」にする
- クレームやトラブル対応は慎重に確認する
- 個人情報をAIに入れすぎない
- 送信前に、お店の言い方として自然か確認する
特に、予約、料金、在庫、納期のように、お客様の行動に直接影響する情報は要注意です。
AIは文章を整えるのは得意ですが、お店の最新状況を自動で知っているわけではありません。
最後の確認は、人が行う前提で使いましょう。
返信テンプレートをためておくと楽になる
一度作った返信文は、テンプレートとして残しておくと便利です。
たとえば、次のように分類しておきます。
- 営業時間の問い合わせ
- 予約の問い合わせ
- 在庫の問い合わせ
- 料金の問い合わせ
- キャンセルや変更の問い合わせ
- 断りを入れる返信
よくある問い合わせごとにテンプレートを作っておけば、次回からは必要な部分だけ直して使えます。
AIは、最初のテンプレート作成にも、既存テンプレートの言い換えにも使えます。
まとめ
問い合わせ返信は、短い文章でも意外と頭を使います。
だからこそ、AIに返信文の下書きを作ってもらうだけでも、日々の負担を減らせます。
大事なのは、AIに事実を決めさせるのではなく、お店側で確認した情報をAIに渡し、文章として整えてもらうことです。
まずは、よくある問い合わせを1つ選んで、この記事のプロンプトを試してみてください。
返信のスピードと文章の安定感が、少しずつ変わってくるはずです。
ショート動画では概要を紹介し、ブログではこのコピペ用プロンプトと入力例を使える形で残していきます。
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